Der Unterschied zwischen einem Hochzeitsplaner und einem Bankettleiter einer Location ist sehr oft für viele Brautpaare nicht verständlich. Deshalb habe ich ein paar Unterschiede zusammen geschrieben.
Bankettleiter einer Location
In großen Hotels gibt es klassisch ein Team extra für Hochzeiten für den Verkauf und die Vorab-Betreuung der Veranstaltung. Am Tag selbst sind die Mitarbeiter oft nicht da. Es erfolgt in solchen Fällen eine Übergabe an das Serviceteam mit einem Bankett- oder Restaurantleiter.
In anderen Locations wie Eventlocations und Restaurants, in denen viele Events und Hochzeiten im Jahr stattfinden, gibt es meistens auch einen Mitarbeiter, der zuständig ist für das Planen der Events.
Die Aufgabe dieser Person ist es Veranstaltungen für die Location zu verkaufen und die Events bestmöglich vorab zu betreuen. Oft gibt es Ausssagen, dass man als Brautpaar bestens aufgehoben ist und auch Empfehlungen für Hochzeitsdienstleister bekommt.
Fakt ist aber, dass die meisten Location-Mitarbeiter oft sehr viele Veranstaltungen im Jahr betreuen müssen und den meisten Paaren für die Planung ihrer Hochzeit nicht genügend Zeit widmen können: Während ein Events viele Absprachen schriftlich macht und evtl. einen Vorabtermin beansprucht, so reicht das den meisten Brautpaaren nicht, um alle Fragen und Details rund um die Hochzeit zu besprechen. Die meisten Paare wünschen sich zwei oder mehr Termine in der Location, sowie ein Probeessen und weitere schriftliche Fragen oder Telefonate. Manchmal kommen außerdem Verwandte und Freunde mit weiteren Fragen hinzu. Es ist verständlich, dass ein Location-Mitarbeiter einerseits nur die Fragen klären kann, die mit der Location zu tun haben und andererseits auch nur begrenzt Zeit hat. Man bedenke die viele Arbeit, wenn es jede Woche 2 oder mehr Events in der Location gibt.
Grundsätzlich ist in jeder Location die Frage, ob der Ansprechpartner während der ganzen Planungszeit bestehen bleibt und am Tag der Hochzeit anwesend ist. In der Gastronomie und Hotellerie ist eine hohe Fluktuation üblich, so dass sehr oft innerhalb eines Planungsjahres der Ansprechpartner wechselt.
Wenn am Tag der Hochzeit der Mitarbeiter tatsächlich anwesend ist, dann meist nicht permanent. In der Regel schauen sie, ob alles funktioniert und arbeiten dann nebenbei andere Dinge im Büro ab. Meistens bleiben sie auch nicht den ganzen Abend, sondern sind nur tagsüber da.
Das heißt, selbst wenn die Location für viele Hochzeiten gebucht ist und eine gewisse “Routine” hat, so lohnt es sich immer einen Hochzeitsplaner als “neutralen Berater” für alle Fragen innerhalb und außerhalb der Location zu engagieren. Außerdem stellt man als Paar damit sicher, dass man eine Person an seiner Seite hat, die während der kompletten Planungszeit und am Tag der Hochzeit anwesend ist und weiß, sowie sicherstellen kann was besprochen wurde.
Ein Bankettleiter ist nur zuständig für Location-Fragen
Ein Mitarbeiter einer Location hat in der Regel Zeit für 1-3 Termine in der Location mit dem Paar.
Die Zuständigkeit des Mitarbeiters betrifft nur alle Fragen, die mit der Location zu tun haben. In der Regel ist das ggf. der Check-in ins Hotel und der Tagesablauf nach der Trauung bis zum Ende der Feier abends (ohne alle Fragen zu externen Dienstleistern).
Die Empfehlungsliste der Location (falls vorhanden) beinhaltet meistens Dienstleister, die für die Location “bequem” sind, d.h. die Location kennen und “nicht viel Arbeit machen”. Dies sind aber sehr oft nicht immer die besten Dienstleister und auch nicht für das Paar individuell ausgesuchte Dienstleister. Die Empfehlungsliste wird nicht oft aktualisiert oder sogar von ehemaligen Kollegen übernommen, so dass auch die Qualität der Dienstleister nicht immer gewährleistet ist. Es wird auch vorab nicht erfragt, ob diese am Wunschtag überhaupt verfügbar sind.
In Locations gibt es Dienstpläne mit Schichtdiensten. Ein Bankettmitarbeiter ist sehr oft am Tag der Hochzeit nicht anwesend und “übergibt” die Hochzeit an einen Kollegen, d.h. dort gehen manchmal Informationen verloren. Sollte er/sie anwesend sein, so sind dies begrenzte Stunden, keinesfalls der ganze Tag und Abend. Dadurch dass der Bankettmitarbeiter oft gar nicht oder nicht bis zum Ende anwesend ist, werden die dazu gebuchten Dienstleister wie z.B. ein DJ auch gar nicht live erlebt. Sie werden nur “nach bestem Wissen und Gewissen” empfohlen.
In der Gastronomie und Hotellerie ist es üblich, dass das Personal jedes Jahr wechselt. Dieser manchmal sogar mehrmalige Wechsel des Ansprechpartners während der Planungszeit verunsichert viele Paare. D.h. nicht besprochen werden viele Themen wie Einladungskarten, Brautmoden, Ringe, Fragen zur Trauung, Anmeldung zur Trauung, Ablauf der Trauung, evtl. Suche nach anderen Locations für den Vortag, die Trauung, eine Location für den Brunch am Folgetag oder die Recherche einer Kirche. Außerdem Fragen rund um das Thema Brautauto, Transport und Shuttleservice, Geschenke für die Gäste oder Trauzeugen, Blumen und Dekorationen, Ideen für liebevolle Details, Kommunikation mit den Gästen, Recherche, Verfügbarkeitscheck und Buchung von besonderen Dienstleistern, Empfehlungen für Musik und Entertainment, inkl. Liedern und Dienstleistern, Recherche und Buchen von weiteren Hotels, Beratung bei der Tagesplanung vom Brautstyling bis zum Mitternachtssnack oder Brunch am Folgetag, Beratung bei allen Verträgen etc.
Ein externer Hochzeitsplaner wie ich, hat viele Vorteile und natürlich zusätzliche Aufgaben
Ich als Hochzeitsplanerin bin Vermittler zwischen dem Paar und der Location und den Dienstleistern. Grundsätzlich bin ich von der Locationsuche bis zur Dankeskarte gerne behilflich. Durch die langjährige Erfahrung weiß ich welche Preise normal oder überteuert sind und wo sinnvolles Sparpotenzial ist. Das Brautpaar hat stets einen externen Berater für alle Verhandlungen und Verträge. Ich planen alles am Tag rund um das Event, einschließlich Vortag und Folgetag, wenn gewünscht. Ich verbringen sehr viel mehr Zeit mit dem Brautpaar und kennen daher die Wünsche des Paares genauer, so dass wir mit der Location und den Dienstleister stets das Beste für das Brautpaar erreichen können.
Ich holen Vergleichsangebote ein und beraten bei allen Budgetfragen. Unsere Empfehlungen werden stets überprüft und “live miterlebt”. Alle oben im letzten Punkt genannten Dinge werden mitgeplant. Große Bereiche sind da die Trauung mit allen Fragen rund um die Anmeldung und den Ablauf. (Wer sitzt wo? Wie kommt die Braut rein? Wie zieht das Paar aus? Wo ist der Empfang? usw.
Grundsätzlich sind die Termine und Länge der Termine mit dem Paar nicht limitiert. Meine Dienstleister-Empfehlungen für das Brautpaar werden gezielt recherchiert und gewählt. Wir sortieren vorab welche Dienstleister verfügbar sind und empfehlen sie erst dann.
Ein großer, schöner Part sind auch die Dekorationen und Blumen. In den Locations sind meist nicht sehr festliche Kerzenleuchter. Das Paar muss meistens Blumen, Kerzenständer, evtl. Platzteller oder farbige Servietten, Tischdecken, Hochzeitstorte, Candybars etc. leihen und mitbingen. Ich helfen alle Dinge zu recherchieren, buchen und beim Aufbau am Tag der Hochzeit.
Mein Ziel ist es, dass ihr im Vorfeld eine entspannte Planungszeit hab, euch nicht mit 1000 von Angeboten rumschlagen müsst und am Tag der Hochzeit alles perfekt für euch organisiert, geplant ist und ihr eure Liebe und Hochzeit feier könnt.
Hast du Interesse an einer Zusammenarbeit mit mir? Dann kontaktieren mich doch gerne unter info@hochzeitskathi.de
